Jak zaplanować wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Dz.U.2012.592 j.t.

Jak zaplanować wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 

Dziś zajmować będziemy się tematem związanym z zasadnością dokonywania analizy stanu finansowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Nie tylko z uwagi na oczekiwania załogi, ale także pod kątem racjonalizacji wydatków z Funduszu w kolejnym roku.

Mowa będzie o preliminarzu wydatków czyli tzw. planie rzeczowo-finansowym Funduszu. Jest to dokument, który bardzo często stosowany jest przy realizacji założeń polityki finansowej Funduszu. Niewątpliwie jest to element ułatwiający w znaczącym stopniu nie tylko tworzenie Funduszu, ale i zarządzanie jego środkami pieniężnymi. W swojej treści zawiera informacje o szczegółowej kwocie przekazanych na rachunek ZFŚS puli środków, ale i określa ich przeznaczenie. Daje możliwość sprawowania kontroli nad poprawnością wydatkowania środków. 

Podstawą do tworzenia preliminarza jest zapis w samym regulaminie ZFŚS, sam plan powinien stać się do niego załącznikiem. Zatem organizacje działające u pracodawców, u których regulamin ZFŚS nie zawiera takiego obowiązku, mają możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o dokonanie zmian w zapisach regulaminowych w tym zakresie.

Nie ulega wątpliwości, iż plan wydatków budowany jest na bazie puli środków, w dyspozycji których jest Fundusz, z uwzględnieniem danych statystycznych wykorzystania finansów w latach minionych, liczby i profilu beneficjentów pomocy, z uwzględnieniem także realnych potrzeb uprawnionych do korzystania ze wsparcia. Ideą bowiem jest, aby w jak największym stopniu dopasować planowane wydatki do potrzeb pracowników.

Przykładowo w preliminarzu po stronie wpływów wpisać należy: wysokość środków finansowych przekazanych z odpisu na fundusz, środki niewykorzystane z minionych lat, które przeszły na kolejny rok, kwoty zwiększeń wynikające z oprocentowania pożyczek mieszkaniowych, odsetki od kwoty ulokowanej na rachunku bankowym i inne.

Po stronie zaplanowanych wydatków ująć należy szacowane kwoty, które w skali kolejnego roku przeznaczone zostaną na poszczególne formy pomocy. Technicznie dokonuje się tego poprzez określenie planowanych sum w zestawieniu w osobnych pozycjach: kwoty niezbędne do zaspokojenia potrzeb związanych z wypoczynkiem, kwoty przeznaczane na pożyczki, środki zaplanowane do wydatkowania na świadczenia o charakterze sportowo-rekreacyjnym czy kulturalno-oświatowym.

Rzeczą naturalną jest, iż preliminarz jest formą planu i nie sposób z dokładnością aptekarską określić kwoty w zestawieniu. Dlatego też jako załącznik do regulaminu ZFŚS ulegać może on w trakcie roku kalendarzowego aktualizacjom, w trybie właściwym dla zmiany samego regulaminu, tj. w uzgodnieniu z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi.

Poniżej prezentujemy propozycje zapisów, jakie warto wprowadzić do treści regulaminów ZFŚS, z myślą o ich uzupełnieniu o obowiązek tworzenia i gospodarowania środkami Funduszu z uwzględnieniem zapisów preliminarza wydatków:

- Podstawę gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych stanowią przepisy Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, niniejszy regulamin oraz zatwierdzony preliminarz Funduszu (plan rzeczowo-finansowy), opracowywany na każdy rok kalendarzowy i zatwierdzany w ustalonym trybie

- Regulamin gospodarowania ZFŚS, jego wszelkie zmiany oraz coroczny preliminarz i zmiany w preliminarzu wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy. Preliminarz Funduszu na rok kalendarzowy jest załącznikiem do niniejszego regulaminu.