Jak udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego ? art 168 k.p.

Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Co istotne pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Pomimo tego jednak w praktyce spotyka się różnego rodzaju formy „zamiany” urlopu wypoczynkowego na środki finansowe, często nazywany jest ten proceder „sprzedażą urlopu”. Pomimo tego, iż jest to zabronione de facto ma on miejsce, podobnie, jak wymuszanie na pracownikach składania wniosków o udzielenie urlopu bezpłatnego. 

Wracając jednak do tematu rozpocząć rozważania należy od tego, iż zasadą kodeksową jest, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów – jeśli takowy jest tworzony u pracodawcy. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² k.p. czyli tzw. urlopu na żądanie. Przepisy prawa dopuszczają jednak możliwość, w której to ściągnięty zostaje z pracodawcy obowiązek ustalenia planu urlopowego. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa - w takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. W przypadku nie tworzenia planu urlopów udzielając urlopu wypoczynkowego pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Z punktu widzenia informacyjnego, wskazać należy, iż plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, w praktyce jest on dostępny do wglądu w dziale kadr pracodawcy, bądź innej komórce organizacyjnej. 

Nieudzielenie urlopu zgodnie ze wspomnianą wyżej zasadą, tj. w trakcie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, skutkuje tym, iż nieudzielony urlop wypoczynkowy przekształca się w tzw. urlop zaległy., którego należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, o czym stanowi wprost art. 168 kodeksu pracy. Urlop ten nie musi być jednak w całości wykorzystany w tym terminie. Wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem udzielonego urlopu wypoczynkowego zaległego. 

Przytoczony powyżej przepis kładzie nacisk na powinność pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu zaległego, a nie na obowiązek wykorzystania go w określonym czasie przez zatrudnionego. Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Powyższe pokazuje, iż w interesie pracodawców jest wprowadzenie takich zasad zarządzania czasem pracy pracowników, aby kwestie zaległych urlopów wypoczynkowych zostały zmarginalizowane do wyjątkowych sytuacji. Wskazać bowiem należy, iż niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego wynikać może nie tylko z winy pracownika, ale także z opieszałości i zaniedbań samego pracodawcy, który nie udziela pracownikowi urlopu w danym roku kalendarzowym. Dotychczas obowiązujący termin obligował pracodawców do udzielenia urlopu do końca pierwszego kwartału roku następującego po tym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego. Obecna zmiana przepisów wydłużająca ten czas jest korzystną zwłaszcza w kontekście tego, iż pracownicy korzystający z urlopu zaległego będą mieli możliwość wypoczynku w okresie letnim. Daje to również pracownikom możliwość łączenia bieżącego urlopu wypoczynkowego z urlopem zaległym w miesiącach letnich.

Kiedy niemożliwym staje się uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu i w wyznaczonym przez siebie terminie odmówić dopuszczenia pracownika do świadczenia pracy. Podkreślić jednak należy z całą stanowczością, że jeżeli to pracodawca nie udzieli zaległego urlopu do końca września, pracownik nie może rozpocząć po tym terminie urlopu bez udzielenia mu zwolnienia przez pracodawcę, mimo że ma pełne prawo do skorzystania z zaległego urlopu. 

Doktryna i piśmiennictwo:

Piecyk Katarzyna (wyjaśnienia PiZS.2009.9.38, 104364/1)

Pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego nawet wówczas, gdy nie wyraża on na to zgody.

Pietruszyńska Katarzyna (opinia PiZS.2012.1.41)

Zmiana art. 168 k.p. nie wpłynie na bieg terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu zaległego za rok 2008, 2009 i 2010 (prawo do wymienionych urlopów przedawni się odpowiednio - najpóźniej 31 marca 2012 r., 31 marca 2013 r. i 31 marca 2014 r.). Dopiero w odniesieniu do urlopu zaległego za rok 2011 rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia nastąpi bądź z końcem 2011 r., bądź najpóźniej z dniem 30 września 2012 r.

Pietruszyńska Katarzyna (opinia PiZS.2012.7.40)

Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu do końca września, aby uniknąć sankcji ze strony inspektora pracy z tytułu nieudzielenia pracownikowi przysługującego urlopu.

Podgórska Małgorzata (artykuł Sł.Pracow.2010.11.17)

Nie wykorzystane dni urlopu na żądanie w bieżącym roku kalendarzowym (4 lub mniej) - przechodzą na rok następny jako "zwykły" zaległy urlop wypoczynkowy.

Rzemek Mateusz (artykuł Rzeczposp. PCD.2012.8.6)

Pracodawca ma prawo wysłać [pracownika] na urlop nawet gdy zainteresowany nie zgadza się na wzięcie wolnego w narzuconym terminie. Gdyby nie zaakceptował decyzji szefa i w czasie ustalonego przez firmę wypoczynku stawił się do pracy, przełożony ma prawo odesłać go do domu.